Las otras listas de tareas

Llevo algo más de 20 años predicando en las aulas y las organizaciones que se deben gestionar bien las agendas, escribir lista de tareas del día, lista de proyectos… y esas cosas que todos sabemos y que nos cuesta tanto hacer y aún más mantener. Pero me doy cuenta ahora que nunca les he insistido a mi alumnado, clientes, colaboradores o similares que se afanen en hacer también listas de:

  • actividades fuera del trabajo que les gustaría/les ilusionaría hacer,
  • personas que les impactaron en su vida,
  • otra de las que les gustaron o a las que quisieron,
  • lugares que añoran de tu infancia o juventud,
  • olores o sabores que tienen almacenados en la memoria y hace tiempo que no aprecian,
  • incluso personas a las que hicieron daño o creen que se lo hicieron (“Me llamo Earl”)
Imagen: pxhere

Ahora sería más vehemente en aconsejarles que hicieran esas nuevas listas y que no dejaran de ir a reencontrarse con esas personas anotadas en las mismas (no importa cómo o dónde estén ahora), que volvieran a visitar esos lugares, que buscaran los olores y sabores perdidos…

Ya se sabe… la historia esa de que una persona o directivo feliz y motivado es mucho mejor para la organización, para su equipo, para el cumplimiento de los objetivos…

Y para eso, siendo coherente con mi magisterio y la ortodoxia del manual al uso, tendría que aconsejarles que revisen sus agendas diarias y que se aseguren de reservar tiempo específico para las actividades que emanan de estas listas “alternativas” que he mencionado.

Pero no sé, me da a mí que entonces se empezará a perder el encanto de esas nuevas listas, cuando sus interesantes y líricas actividades se entremezclen en las agendas con las otras más prosaicas y sesudas de los quehaceres cotidianos. Le tendré que dar una vuelta, a ver…

El sueño: buscando nuevos caminos

El sueño consistía en que me encontraba en una especie de selva o bosque,
donde tenía que abrirme paso con un machete o algo parecido para avanzar.
Era muy dificultoso, incómodo y agotador. Sudaba.
De vez en cuando llegaba a algún espacio libre y descansaba un poco.

También de vez en cuando, mientras avanzaba, buscando no sé qué,
podía distinguir un camino ancho que ya conocía.
Sabía por donde transcurría y a donde llegaba.
Esos caminos familiares se me ofrecían tentadores.
Y eran también carreteras, autopistas y hasta elegantes calles urbanas,
llenas de ofertas interesantes: bares, servicios y tiendas exquisitas.
Pero eran eso: seguros, conocidos, monótonos… previsibles.
Como los conocía, los dejaba, me daba la vuelta y seguía.
Y me volvía a adentrar en la selva.

Cada vez era más complicado avanzar.
Pero mi convicción de encontrar lo que buscaba (?) me animaba a seguir.
El tiempo pasaba y me hacía mayor.

De pronto observé un sendero que, nítido,
se me ofrecía seductor, verde, pleno de sombras refrescantes.
No parecía que nadie transitara por él.
No tenía tiendas, ni gasolineras, ni máquinas de vending.
Parecía arriesgado y algo temerario adentrarse en él.
Pero me armé de valor y lo empecé a recorrer.
Tenía que utilizar el machete con alguna rama esporádica que se cruzaba.
Era sinuoso e impredecible. Interesante.
Cada rincón era desconocido. Sugerente.

Imagen: pxhere

Cuando llevaba ya un rato caminando me paré un momento.
Me estaba alejando de todo lo que conocía.
No sabía si sabría volver a esas zonas de confort que he mencionado.
Se apoderó de mí una sensación de miedo, de inseguridad.
Y pensé: ¿cuán largo será este camino? ¿Adónde me llevará?
¿Terminará de forma abrupta o en un precipicio?
Podría ocurrir eso justo detrás de la curva que diviso al fondo.
¿Cuántas repechos y cuestas vendrán? ¿Podré con todos ellos?
Y esa sensación de temor e incertidumbre se hizo aún más fuerte.

Mientras estoy parado y en estas reflexiones,
ahora por fin, tomo conciencia que el sueño no era tal,
que estaba… que estoy despierto!

Y entonces esa sensación de vértigo aún se agrava más,
pero compite, ahora sí abiertamente
con otra extraña e inquietante,
como de un cosquilleo en el alma, esperanzador,
que me invita a seguir adelante.

Veremos a ver…

¿Ha llegado la hora de darle un giro a los congresos y jornadas sobre las AAPP?

Hace algún tiempo que quería reflexionar y compartir una idea, a ver si consigo expresarla bien y conocer el nivel de acuerdo o desacuerdo sobre la misma.

Ya hemos tenido o se empiezan a aproximar otras grandes citas anuales de congresos y jornadas que nos unen a muchos de los que estamos en esto del cambio y la transformación de nuestras organizaciones públicas: Novagob, CNIS, JOMCAL, etc.

Como cada año ahí hemos estado y estaremos. No tengo que explicar aquí la importancia de las mismas y todo lo que sacamos de bueno los que, año a año, participamos en las mismas.

No es la primera vez que surge el debate de la necesaria renovación de las personas que han/hemos tenido un papel predominante en anteriores ediciones, y la oportunidad de que vayan entrando gente “nueva”, con nuevas ideas, desde otros ámbitos o puntos de vistas diferentes que puedan refrescar el ambiente y hacerlo más diverso y rico. Estos aspectos se han hablado estos días para Novagob, por ejemplo. Creo que es un reto también que tenemos que superar, de lo contrario los mensajes y los debate podrían llegar a ser repetitivos. Pero aún hay otro aspecto sobre el que me interesa más reflexionar ahora, como decía.

Porque también se dice habitualmente que en estos foros nos encontramos la mayoría de personas ya convencidas y preocupadas por los aspectos que hemos comentado. Las que no necesitamos que nos convenzan. Que nos lo creemos, vamos. A veces conseguimos que “nos acompañen” algunas personas de nuestra organización pública (de nuestro equipo, compañeros iguales o incluso jefes) que andan algo rezagados; para que se inspiren, para que vean que esto no es una secta extraña y que incluso puedan conocer experiencias aplicadas de mejora o transformación real. Y eso no está nada mal.

Puede que me equivoque, pero los que asistimos mayoritariamente tenemos una posición de cuadro medio-alto (normalmente funcionario) en nuestras organizaciones. Incluso me atrevería a decir que bastantes somos influyentes (a veces y paradógicamente más en otras organizaciones que en la nuestra). Pero también es cierto que esa influencia puede cambiar o modularse en algunos años en función de las alternancias de los equipos de gobierno, hemos de reconocer. Pero lo que está claro que en etos foros no están todos o la mayoría de los “decisores”, aquellos que tienen la última palabra en las CC.AA, las administraciones locales o la AGE.

A veces están, se les ve, pero suelen aparecer en las inauguraciones o cierres, con formatos más institucionales o protocolarios, o incluso en alguna ponencia más larga, pero centrada en la explicación de alguna interesante experiencia o proyecto novedoso que se ha llevado a cabo en su administración. Pero no se quedan a escuchar o debatir con nosotros.

En mi opinión, y dando por supuesto que el avance de nuestras organizaciones públicas en la ansiada transformación no está siendo el deseado, los que tienen la clave son los que deciden, los máximos responsables (políticos en su mayor parte). Y si tienen la llave de todo esto, tendríamos que meterlos de alguna forma en este tipo de encuentros. Alguien me puede decir que éstos no son sus espacios o foros, que lo que se pretende abordar es algo más técnico.

Pero, en mi opinión, ahora estamos un momento en el que tenemos bien resuelto (al menos bien fundamentados) los elementos claves técnicos, jurídicos, procedimentales y tecnológicos de la transformación, pero necesitamos remover conciencias, cambiar la cultura y prioridades, ponerla de verdad en la agenda política (que poco se ha hablado de esto en las recientes y múltiples elecciones!). A veces, en estos encuentros, tengo como una sensación de que estamos haciendo rayas en el agua.

Mi propuesta es que vengan esos decisores, que tengan más papel, pero de verdad a mezclarse y debatir de forma abierta y sincera con nosotros. Que no se sientan intimidados y que sea confortable el espacio, igual que lo es para nosotros. No para que expliquen las bondades de su organización o proyecto, sino para que podamos preguntarles y que se pregunten ellos: ¿qué impide que se lancen a impulsar de verdad la transformación?.¿Por qué no se lleva a cabo? ¿Cuáles son sus temores y miedos?.¿Por qué no lo tienen tan claro como cuando hablan de transición energética o la mejora de la sanidad y la educación?. ¿Qué condiciones habría que generar para que avanzáramos mejor y a más velocidad?.

Estamos justo ahora en un momento, con una gran renovación de equipos de gobierno, interesante para pensar en una estrategia para tratar de abordar este asunto.

Y dicho esto, yo eso no sé cómo se hace. Pero seguro que habrá gente que sí, como los sesudos y siempre acertados promotores de estos encuentros, que seguro que sabrán encontrar la fórmula. 😉

Elecciones: … ¿y si hablamos de presupuestos?

Me enlaza mi amigo Fernando Monar una interesante iniciativa de Newtral, especialmente para estos días, que ha vuelto a relanzar la idea de un portal para conocer los datos presupuestarios de los Municipios, sobre la plataforma de Gobierto que llevan funcionando algún tiempo. De forma amable y visual permite la comparación entre ellos y su posición en diferentes medias. Este tipo de iniciativas tiene un importante potencial.

Transparentia Municipal es el nombre del proyecto

Imagen de JW A de Pixabay

Como ciudadanos podemos observar cómo está nuestro Municipio. Incluso podría ser muy interesante que algún candidat@ de un Ayuntamiento (que hay miles en el tiempo electoral que estamos) estuviera escrutando en esta web lo que dicen los números de la administración a la que se presenta, en relación a gasto por habitante, la distribución por materias, eficacia, donde está en relación a la media, etc. No sé si le escucharía alguien, pero estaría genial que tratara de llevar al discurso político de estos días estos temas y no centrarse sólo en aspectos puntuales, mediáticos o superciales, y menos en reproches y ataques continuos a los rivales (muy propio de estos tiempos). Si eso se produjera quizás podría haber un debate sobre el fondo de la cuestiones municipales básicas, de lo que realmente tiene interes.

El presupuesto es la mayor y mejor manifestación de qué políticas se hacen y no le estamos dedicando el tiempo de análisis que requiere.

Transparentia Municipal es una iniciativa que parte de la sociedad, del mercado. De hecho soy más partidario que la administración no se meta en “hacer” directamente este tipo de herramientas, portales o webs; creo que desde dentro nunca podríamos estar tan en la frontera, en la punta de lanza o tener la frescura suficiente (como la de esta startup por ejemplo). Y además, no nos engañemos, ninguna administración (de ningún nivel) tiene la capacidad de cohesión y coercitiva para hacer que esto ocurra, que las AAPP se alineen con esto y entren en este juego (por ejemplo, han hecho avanzar más los portales de transparencia las iniciativas de evaluación y ranking que han hecho diferentes organizaciones del tercer sector que la propia “obligación” de la ley).

Al final lo importante es que liberemos los datos en las Administraciones públicas, que es lo que se conoce como Apertura de Datos u Open Data,  que todos los que produzcamos está a disposición del que los quiera manejar, pero que esto se produzca realmente, bien, de verdad. Ya hemos escrito antes que la verdadera transparencia se producirá al abrir todos los datos y dejarlos disponibles para que otros los traten y nos los presenten.

Estoy seguro que el mercado, los nuevos enfoques de los medios de comunicación (periodisme de datos), los académicos u otros agentes preocupados por la gobernanza (como el tercer sector independiente) le sacaran punta a estos datos abiertos. Cada vez más (y el ejemplo de hoy es uno más). Y si alguno de estos actores quiere hacer “cocina” o manipularlos, peor para él. Habrá otros que no lo hagan y les irá mejor, al menos en el medio y largo plazo.

Disfruta de un 2019 con conversaciones serenas y + sonrisas

Transcurren tiempos de discusiones crispadas, de desencuentros, de conflictos. Son tiempos en los que nos cuesta mucho renunciar a la pretensión de tener razón, origen de tantas tensiones. Habitualmente no somos capaces de tomar una decisión fundamental en nuestra existencia: ser felices o tener razón.

Estas ideas no son mías, provienen de libro “La paz se aprende”, de Thomas d’Ansembourg y David Van Rebrouck. Estos autores proponen orientar nuestras acciones hacia la comunicación no violenta, la plena conciencia y el cultivo de la compasión o benevolencia, como formas para desarrollar una cultura de la paz. Su idea fuerza es que eso se aprende, no es algo que venga dado, y no estamos haciendo nada en esa línea. Uf! Sí, ya sé, que son palabras y conceptos que parecen cursis, soft, light, poco sólidos o contundentes para estos tiempos que requieren de dureza, certezas y seguridades, aunque… así nos va con ellos. Ya sabemos orientarnos y educar en la guerra (tenemos hasta Ministerios para ello), estos autores proponen educar ahora en la paz.

Pero, esto no va sólo de países o sociedades globales, pensemos también en nuestras familias o entornos próximos y en nuestras organizaciones laborales, modeladas básicamente por los conflictos y las discrepancias, cuando podrían estarlo por la escucha, la comunicación, la franqueza, los afectos y hasta las sonrisas. De hecho cuando eso ocurre, mejor nos va.

Seguro que entendendéis que no estoy hablando de “peace and love” para todos o de un “buenismo” ingenuo, no. Lo constataréis si os dáis una vuelta por el libro mencionado y la amplia literatura que se menciona.

El cambio sabemos que es difícil, porque ¿cómo se puede actuar de forma distinta sin aprender a pensar de forma distinta?.

Y ya no me queda más que desearos un año 2019 que os llegue con más tiempo para escuchar, para tomar conciencia de lo que decimos y cómo lo decimos, pleno de conversaciones serenas y también de benevolencia y comprensión (especialmente hacia los que no piensan como nosotros).

Imagen: Conferencia de Somerset House, 1604 (autor desconocido). Final de la Guerra anglo-española de 1585-1604.


Felicitaciones de otros años:

Año 2017: Disfruta del camino, en el 2018

Año 2016: Mis mejores deseos lulianos para el 2017

Año 2015: Sencilla, como la vida… y no te quejes del mal tiempo.

Año 2014: ¿Cuál es el “mcu”que nos une?

Año 2013: Otra mirada para el 2014.

Año 2012: No sé que pedir en estas fiestas.

Año 2010: Es hora de felicitar y….

Año 2009 (junto con Marga Gálvez): Un nuevo año…

Una propuesta para atraer nuevo talento a la administración. ¿Trabajamos por proyectos?

Las administraciones públicas desarrollamos (simplicando) dos tipos de actividades: las ordinarias (vinculadas a servicios y procedimientos) y los (nuevos) proyectos.

Entre las primeras están las que tenemos más o menos reguladas y que constituyen el dia a día de nuestras organizaciones: concesión de una autorización o licencia, reconocimiento de un derecho o prestación, otorgamiento de una subvención, patrullaje ordinario policial, respuesta a una emergencia, atención sanitaria, etc. En mi opinión es ahí donde tiene que estar ubicado el grueso de las personas que trabajan en las administraciones públicas. Son puestos “estructurales”.

Pero en las administraciones “hacemos cosas nuevas”. Poner en marcha un nuevo servicio de atención a víctimas, abrir una nueva oficina, biblioteca o centro, arrancar la administración electrónica, el portal de transparencia o de datos abiertos, reformar el sistema de subvenciones de un área, etc.

Esto son proyectos. Tienen un principio y un fin. Aunque no estamos acostumbrados a trabajar por proyectos, mi propuesta es que lo hagamos, y esto además nos generará al menos dos grandes oportunidades, en mi opinión: atrer talento nuevo y explorar/optimizar la arquitectura presupuestaria en nuestra organizaciones.

Me explico.

Si fueramos capaces de tratar como proyectos cualquiera de estas acciones comentadas, pero de verdad, implicaría diseñar y planificar bien previamente el objeto y alcance final, las fases, cerrar el presupuesto, definir las personas que se necesitan, los espacios, las interacciones, etc. Un proyecto no puede desarrollarse (normalmente) desde un sólo servicio o departamento. De hecho requiere la intervención de diferentes personas de diferentes ámbitos, y eso nos cuesta asimilarlo en las AAPP (recordemos lo de los “reinos de taifas”). Esa transversalidad y el cambio de forma de trabajar podría ser un excelente manera de darle una vuelta a nuestras organizaciones.

Una vez definido el proyecto, también simplificando, podemos hacer dos cosas: redactar un pliego técnico y externalizarlo (que por cierto, si fuera así, con esa preparación, mejor nos iría en la gestión de los contratos) total o parcialmente, o hacerlo internamente. Para esto último propongo/necesitamos incorporar las personas que hemos determinado, con los perfiles que hemos definido (que no necesitamos que tengan la condición de funcionario), y así no afectamos a los que están realizando las tareas ordinarias ya comentadas. Estas nuevas incorporaciones deben ir a trabajar a ese proyecto en concreto: sólo a ese y que tengan un tiempo concreto y planificado de contratación (pero de verdad, sin trampas).

Tenemos que armar estrategias de atracción y selección sencillas (no hablemos de oposiciones y esas cosas, por Dios!), porque no estamos hablando de “un trabajo para toda la vida”, ni de “plazas en propiedad”. Estoy seguro que hay gentes en las AAPP, expertos en función pública y/o contratación, que incluso con nuestras actuales normas (ya no te digo nada cambiándolas) son capaces de imaginar un sistema para hacerlo. Por ejemplo para su selección: combinación de expediente académico + entrevista estructurada?. Para entendernos, tenemos que tratar que estas incorporaciones no sean “un asunto” de recursos humanos o de personal, debemos sacarlos de las complejas y multifocales negociaciones sindicales, de las plantillas, de los catálogos y de las RPT’s (por favor!).

Puede que así el nuevo talento, el talento joven, quiera venir a trabajar con nosotros. Ese talento no busca “el trabajo para toda la vida”, no están interesados en ubicarse en nuestro Capítulo I (gastos de personal), se sentirían más cómodos en el Capítulo VI (inversión), al menos muchos de ellos.

En cualquier caso nadie está diciendo que el valor y el talento interno de las personas que trabajan en la administración no deba ser tenido en cuenta en el funcionamiento de estos nuevos equipos de proyecto o trabajo (ej. la opinión y aportación de un técnico funcionario que está trabajando en un tema conexo o relacionado al proyecto es imprescindible). Eso está inventado y se puede hacer. Con método.

Y ¿cómo se come esto?. No soy experto en temas presupuestarios pero creo que hay que plantear el presupuesto de otra forma, para salir del bucle que nos encontramos. Si un responsable reclama “necesito personal para poner en marcha el año que viene la nueva oficina de….” entonces hay que decirle que se tome unos días y que planifique formalmente el proyecto. Recordarle que no confunda el diseño y puesta en marcha con la gestión ordinaria posterior. Para lo primero hay que crear una partida o mejor un programa (de inversión) específico con el nombre del proyecto y si es cautivador, mejor 😉 . A partir de ahí articular la captación de los recursos necesarios para hacerlo (me centro e intereso la parte del personal en este post). 

La creación de estos equipos de proyecto debe separarse totalmente de las “formas” como trabajamos ordinariamente. Trabajarían por objetivos con metas intermedias y finales, por eso no estarían vinculados a condiciones laborales que no aportan rendimiento de verdad (horarios, trabajo presencial, etc.). Podríamos reorganizar los actuales espacios físicos “administrativos” y burocráticos que tenemos, creando espacios de proyectos donde puedan trabajar separados de lo ordinario, pero en contacto entre grupos de proyecto para generar más sinergias (coworking interno). Esos nuevos escenarios y formas van a permitir más la innovación.

El liderazgo y la dirección de estos equipos puede desarrollarse (al menos muchos de ellos) con personas de la administración que entiendan esta nueva forma de trabajar (que los hay). Una oportunidad, por cierto, para la promoción y motivación de las mismas.

Si, ya sé los miles de inconvenientes y reparos que (hasta a mí) se nos ocurren. Lo sé. Se trata de creérselo y probarlo, y si no acertamos a la primera tampoco pasa nada. Es el momento de asumir algún riesgo.

Las administraciones públicas tenemos que progresar en los dos ámbitos que he comentado: mejorando los servicios públicos ordinarios y creando o reformando de manera importante otros (por proyectos). Y creedme que en los tiempos líquidos, exigentes y de cambio en los que estamos estos últimos son esenciales. O esto o la muerte.

¿Quién se anima?

Imagenes obtenidas de pixabay. Alexas_Fotos y rawpixel 

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Si acaso echo de menos que, por mi posición en la organización (director gerente), no voy a recibir mis valoraciones, pero ya estoy haciendo gestiones para resolverlo, aunque sea informalmente, así yo también tendré oportunidad de mejorar 😉
 
 

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