Una propuesta para atraer nuevo talento a la administración. ¿Trabajamos por proyectos?

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Las administraciones públicas desarrollamos (simplicando) dos tipos de actividades: las ordinarias (vinculadas a servicios y procedimientos) y los (nuevos) proyectos.

Entre las primeras están las que tenemos más o menos reguladas y que constituyen el dia a día de nuestras organizaciones: concesión de una autorización o licencia, reconocimiento de un derecho o prestación, otorgamiento de una subvención, patrullaje ordinario policial, respuesta a una emergencia, atención sanitaria, etc. En mi opinión es ahí donde tiene que estar ubicado el grueso de las personas que trabajan en las administraciones públicas. Son puestos “estructurales”.

Pero en las administraciones “hacemos cosas nuevas”. Poner en marcha un nuevo servicio de atención a víctimas, abrir una nueva oficina, biblioteca o centro, arrancar la administración electrónica, el portal de transparencia o de datos abiertos, reformar el sistema de subvenciones de un área, etc.

Esto son proyectos. Tienen un principio y un fin. Aunque no estamos acostumbrados a trabajar por proyectos, mi propuesta es que lo hagamos, y esto además nos generará al menos dos grandes oportunidades, en mi opinión: atrer talento nuevo y explorar/optimizar la arquitectura presupuestaria en nuestra organizaciones.

Me explico.

Si fueramos capaces de tratar como proyectos cualquiera de estas acciones comentadas, pero de verdad, implicaría diseñar y planificar bien previamente el objeto y alcance final, las fases, cerrar el presupuesto, definir las personas que se necesitan, los espacios, las interacciones, etc. Un proyecto no puede desarrollarse (normalmente) desde un sólo servicio o departamento. De hecho requiere la intervención de diferentes personas de diferentes ámbitos, y eso nos cuesta asimilarlo en las AAPP (recordemos lo de los “reinos de taifas”). Esa transversalidad y el cambio de forma de trabajar podría ser un excelente manera de darle una vuelta a nuestras organizaciones.

Una vez definido el proyecto, también simplificando, podemos hacer dos cosas: redactar un pliego técnico y externalizarlo (que por cierto, si fuera así, con esa preparación, mejor nos iría en la gestión de los contratos) total o parcialmente, o hacerlo internamente. Para esto último propongo/necesitamos incorporar las personas que hemos determinado, con los perfiles que hemos definido (que no necesitamos que tengan la condición de funcionario), y así no afectamos a los que están realizando las tareas ordinarias ya comentadas. Estas nuevas incorporaciones deben ir a trabajar a ese proyecto en concreto: sólo a ese y que tengan un tiempo concreto y planificado de contratación (pero de verdad, sin trampas).

Tenemos que armar estrategias de atracción y selección sencillas (no hablemos de oposiciones y esas cosas, por Dios!), porque no estamos hablando de “un trabajo para toda la vida”, ni de “plazas en propiedad”. Estoy seguro que hay gentes en las AAPP, expertos en función pública y/o contratación, que incluso con nuestras actuales normas (ya no te digo nada cambiándolas) son capaces de imaginar un sistema para hacerlo. Por ejemplo para su selección: combinación de expediente académico + entrevista estructurada?. Para entendernos, tenemos que tratar que estas incorporaciones no sean “un asunto” de recursos humanos o de personal, debemos sacarlos de las complejas y multifocales negociaciones sindicales, de las plantillas, de los catálogos y de las RPT’s (por favor!).

Puede que así el nuevo talento, el talento joven, quiera venir a trabajar con nosotros. Ese talento no busca “el trabajo para toda la vida”, no están interesados en ubicarse en nuestro Capítulo I (gastos de personal), se sentirían más cómodos en el Capítulo VI (inversión), al menos muchos de ellos.

En cualquier caso nadie está diciendo que el valor y el talento interno de las personas que trabajan en la administración no deba ser tenido en cuenta en el funcionamiento de estos nuevos equipos de proyecto o trabajo (ej. la opinión y aportación de un técnico funcionario que está trabajando en un tema conexo o relacionado al proyecto es imprescindible). Eso está inventado y se puede hacer. Con método.

Y ¿cómo se come esto?. No soy experto en temas presupuestarios pero creo que hay que plantear el presupuesto de otra forma, para salir del bucle que nos encontramos. Si un responsable reclama “necesito personal para poner en marcha el año que viene la nueva oficina de….” entonces hay que decirle que se tome unos días y que planifique formalmente el proyecto. Recordarle que no confunda el diseño y puesta en marcha con la gestión ordinaria posterior. Para lo primero hay que crear una partida o mejor un programa (de inversión) específico con el nombre del proyecto y si es cautivador, mejor 😉 . A partir de ahí articular la captación de los recursos necesarios para hacerlo (me centro e intereso la parte del personal en este post). 

La creación de estos equipos de proyecto debe separarse totalmente de las “formas” como trabajamos ordinariamente. Trabajarían por objetivos con metas intermedias y finales, por eso no estarían vinculados a condiciones laborales que no aportan rendimiento de verdad (horarios, trabajo presencial, etc.). Podríamos reorganizar los actuales espacios físicos “administrativos” y burocráticos que tenemos, creando espacios de proyectos donde puedan trabajar separados de lo ordinario, pero en contacto entre grupos de proyecto para generar más sinergias (coworking interno). Esos nuevos escenarios y formas van a permitir más la innovación.

El liderazgo y la dirección de estos equipos puede desarrollarse (al menos muchos de ellos) con personas de la administración que entiendan esta nueva forma de trabajar (que los hay). Una oportunidad, por cierto, para la promoción y motivación de las mismas.

Si, ya sé los miles de inconvenientes y reparos que (hasta a mí) se nos ocurren. Lo sé. Se trata de creérselo y probarlo, y si no acertamos a la primera tampoco pasa nada. Es el momento de asumir algún riesgo.

Las administraciones públicas tenemos que progresar en los dos ámbitos que he comentado: mejorando los servicios públicos ordinarios y creando o reformando de manera importante otros (por proyectos). Y creedme que en los tiempos líquidos, exigentes y de cambio en los que estamos estos últimos son esenciales. O esto o la muerte.

¿Quién se anima?

Imagenes obtenidas de pixabay. Alexas_Fotos y rawpixel 

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Quizás en otras cosas no deberíamos copiarles, pero en esto sí.

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ayto calvia fachada

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La lectura del interesante artículo que Gemma Galdón publicó el 21/11/14 en El País titulado: ¿Una casta universitaria? me provoca aplicar “paralelismos” entre lo que ella haba de la universidad y la administración en general:

“El problema de la universidad administración, pues, no es la crisis. Lo que falta no es dinero, y menos en un país que debe emprender un replanteamiento de su modelo productivo y su estructura formativa.sector público. Lo que falta es respeto, mérito, capacidad de innovación y luz y taquígrafos sobre unos métodos y procesos que están viciados … Nos jugamos el sistema de producción y reproducción del conocimiento en la formación superior. de los servicios públicos y el estado del bienestar …Nos jugamos, en realidad, el futuro “.

Cuando leía a Gemma pensaba en que cada vez desconfío más de los responsables políticos y técnicos que dicen (y se lamentan) de que algo no se puede hacer/cambiar porque le faltan recursos, porque le falta dinero o personal…. Y todo sigue igual.